E-Rechnung Software SuperInvoice

Zum Erstellen einer neue Rechnung, Gutschrift oder Angebot klicken Sie links in der Leiste auf "Neu".

Wählen Sie den gewünschten Dokumenttyp aus. Sollten Sie ein Angebot erstellen, dann können Sie dieses, bei Annahme des Angebots, später in eine Rechnung direkt umwandeln lassen.

Mit "Zuvor gespeicherte Vorlage verwenden" können Sie später gespeicherte Positionsdaten direkt in das jeweilige Dokument laden lassen. Bei immer wiederkehrenden gleichen Positionen, z.B. bei Wartungsverträgen, können Sie sich damit viel Arbeit bei der Neuanlage ersparen.

Wählen Sie das Ausstellungsdatum, Standard ist immer das aktuelle, heutige, Datum.

Die Währung ist eine Pflichtangabe für alle Dokumente, diese muss korrekt gewählt werden, Standard ist immer Euro.

Wählen Sie jetzt den Kunden, geben Sie dazu die ersten 2 Zeichen oder mehr des Kundennamens ein. Existiert der Kunde noch nicht, dann klicken Sie neben der Auswahlliste auf "Neuer Kunde", um einen neuen Kunden zuerst anzulegen. Der neue Kunde wird direkt übernommen, Sie müssen diesen nicht erneut suchen.

Kunden im Rechnungsprogramm erstellen oder importieren

Klicken Sie auf "Übernehmen", um das Dokument als Entwurf anlegen zu lassen.

Sie können jetzt die Rechnung, Gutschrift oder Angebot vervollständigen.

Was sind BT-Felder?

BT-Felder, kurz für "Business Terms" (Geschäftsdatenelemente), sind standardisierte Datenfelder in elektronischen Rechnungen gemäß dem europäischen Standard EN 16931. Die Felder sind durchnummeriert, so dass eine eindeutige Zuordnung der Daten möglich wird.

Pflichtfelder

Prüfen Sie...

• das Lieferdatum oder Lieferzeitraum (BT72, 73, 74) dies ist eine Pflichtangabe in Deutschland.
• die Daten zum Kunden, die Steuernummer/Umsatzsteuer-Id muss angegeben werden, um eine valide E-Rechnung zu erhalten. Sind die Kundendaten unvollständig, ändern Sie den Kunden, klicken Sie danach auf die "Neu laden/Aktualisieren"-Schaltfläche neben dem Kundennamen.
• mindestens eine Position für das Angebot, Rechnung oder Gutschrift muss eingegeben werden.

Optionale Felder

Alle weitere Felder sind optional, prüfen Sie besonders das Fälligkeitsdatum und Zahlungsdaten BT-20, BT-81- auf Korrektheit.

Lieferanschrift

Füllen Sie die Angaben unter Lieferanschrift BT-70-71,75-80,165 nur aus, falls die Lieferanschrift vom Rechnungsempfänger abweicht.

Referenz vorausgegangenes Dokument BT-25, BT-26

Diese Angabe muss für das Stornieren einer Rechnung/Gutschrift ausgefüllt werden. Es muss die Rechnungsnummer und Datum der Rechnung angegeben werden. Stornieren Sie mit SuperInvoice eine Rechnung, dann werden diese Felder automatisch befüllt.

Zahlungsdaten BT-20, BT-81-

Prüfen Sie die Zahlungsdaten auf Korrektheit. Sollten Sie im Feld Zahlungsziel die Anzahl Tage ändern, dann wird automatisch die Angabe im Feld "Fälligkeitsdatum (BT-9)" auf das neue Datum angepasst. Die Angabe "Bemerkungen, Skonto, Boni... (BT-20)" kann mit beliebigen Texten gefüllt werden, manchmal gibt es jedoch Anweisungen, z.B. von Behörden, nur Texte mit einem bestimmten Syntax anzugeben, um z.B. Skonto zu gewähren.
Z.B. Skontoangabe, Quelle e-rechnung-bund.de 
Skontofrist: 10 Tage, Skontobetrag: 2 %, Basisbetrag: entspricht dem "fälligen Betrag" (BT-115); 
Skontofrist: 5 Tage, Skontobetrag: 4 %, Basisbetrag: entspricht dem "fälligen Betrag" (BT-115)

#SKONTO#TAGE=10#PROZENT=2.00#SKONTO#TAGE=5#PROZENT=4.00#

Positionsdaten hinzufügen

Klicken Sie in das Auswahlfeld Bezeichnung*, geben Sie mindestens 2 Zeichen der Artikelbezeichnung ein und klicken Sie es danach mit der Maus an. Es werden die gespeicherten Artikeldaten übernommen. Die Angaben zu Menge und Preis sind manuell anpassbar.

Zur Anlage eines neuen Artikels, geben Sie den Artikelnamen oder Teil des Artikelnamens ein und klicken Sie diesen mit der Maus an. Es wird automatisch das Fenster "Neuer Artikel" angezeigt, Sie können den Artikel neu anlegen und mit "Speichern" direkt in die Position übernehmen.
Möchten Sie den Artikel nicht neu anlegen, dann schließen Sie das Fenster "Neuer Artikel" und geben Sie manuell Menge und Einzelpreis ein, wählen Sie danach den korrekten Steuersatz.

Zum Hinzufügen einer weiteren Position klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Position". 

Klicken Sie in der Spalte "Gesamt netto" auf das Papierkorb-Symbol, um eine Position endgültig zu löschen.

Zur Änderung der Reihenfolge der Positionen klicken Sie in der Spalte "Gesamt netto" auf die Verschieben-Schaltfläche, halten Sie die Maus betätigt und verschieben Sie die Position.

In der Spalte Position, neben der Positionsnummer, finden Sie die Schaltfläche für optionale weitere Angaben. Es kann eine nähere Artikelbezeichnung eingegeben, ein Lieferzeitraum oder ein Nachlass/Zuschlag auf die Position angegeben werden. Für den Nachlass/Zuschlag müssen die fett markierten Felder unbedingt ausgefüllt werden, um eine valide E-Rechnung zu erhalten.

Nachlass (BT-92-98) / Zuschlag (BT-99-105) auf die komplette Rechnung

Mit diesen optionalen Einstellungen können Sie eine Nachlass oder Zuschlag auf die gesamte Rechnung gewähren, die fett markierten Felder müssen dabei ausgefüllt werden, um eine valide E-Rechnung zu erhalten.

URLs externe Dokumente BT-122 - BT-124

Externe Dokumente, die mit der Rechnung oder Gutschrift zusammenhängen, können hier als URL (https://...) angegeben werden.

Eingebettete Dokumente BT-122 - BT-124

Externe Dokumente PDF-Dateien, Word-Dateien, JPEG-Dateien..., die mit dem Dokument in Beziehung stehen, können hier direkt angegeben werden. Diese Dokumente werden mit der Rechnung/Gutschrift in den XML-Daten übermittelt. Achten Sie unbedingt auf die Dateigrößen, mehr als 10-15 MByte sollten es nicht sein. Beim Versand per E-Mail können solche großen Anhänge Probleme machen. Es ist empfehlenswert auf solche Dokumente zu verzichten.

Rechnung/Gutschrift als offen buchen

Sobald Ihre Rechnung/Gutschrift fertiggestellt ist, klicken Sie auf 'Als "offen"' buchen

Die Rechnung kann nicht mehr verändert/gelöscht werden. Eine Gutschrift können Sie stornieren bzw. auf Entwurf zurücksetzen, das sollten Sie aber nur tun, wenn Sie diese noch nicht an den Kunden übermittelt haben.

Zur Stornierung einer Rechnung, müssen Sie eine Gutschrift erstellen. In der Gutschrift Feld "Referenz vorausgegangenes Dokument BT-25, BT-26" muss die Rechnungsnummer und Rechnungsdatum angegeben werden. Stornieren Sie mit SuperInvoice eine Rechnung, dann werden diese Werte automatisch gesetzt.

Listung der Rechnungen, Gutschriften und Angebote, bezahlen und stornieren von Dokumenten