Listung der Rechnungen, Gutschriften und Angebote, bezahlen und stornieren von Dokumenten

Online-Hilfe zur E-Rechnungssoftware SuperInvoice

Rechnungssoftware und Rechnungsprogramm zur Erstellung von E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnungs-Format

Listung der Rechnungen, Gutschriften und Angebote, bezahlen und stornieren von Dokumenten

Wählen Sie links in der Leiste "Liste", es werden alle Dokumente vom Typ Rechnung dargestellt.

Auflistung und Filterung der Dokumente

Wechseln Sie zwischen den Dokumenten, in dem Sie oben links über der Auflistung Gutschriften oder Angebote wählen.
Zum Wechsel des Datumsbereichs zur Anzeige der Dokumente wählen Sie ein anderes Start und End-Datum.
Zur Filterung der Anzeige, z.B. vom Typ offene Rechnungen, wählen Sie unter Status den gewünschten Status.

Suchen

Sie können in der Liste suchen lassen, es kann einfach mit einem Suchwort in den Inhalten der Liste gesucht werden, die Ergebnisse werden in der Liste direkt dargestellt. Zur Ausführung der Suche geben Sie das Suchwort ein und betätigen Sie Eingabetaste, die Suche wird durchgeführt und die Ergebnisse dargestellt. Um alle Listeneinträge wieder anzeigen zu lassen, leeren Sie das Feld Suche und betätigen Sie die Eingabetaste.

Schaltflächen

Neu

Sie können eine neue Rechnung, Gutschrift oder Angebot erstellen.

Ändern

Ermöglicht das Ändern einer Rechnung, Gutschrift oder Angebots. Als "offen" gebuchte Rechnungen und Gutschrift können Sie nicht mehr ändern, nur die internen Kommentare können noch geändert werden.

Löschen

Sie können Dokumente löschen. Angebote können immer gelöscht werden, Rechnungen und Gutschriften nur, wenn diese mit Status Entwurf gespeichert sind.

Status ändern

Es wird ein Menü dargestellt, die Eintrage des Menüs varieren je nach Dokumentart und Status des Dokuments.

Angebot in Rechnung umwandeln	Wurde ein Angebot erstellt, dann können Sie es direkt in eine Rechnung umwandeln lassen.
Dokumentenstatus auf bezahlt setzen	Setzt den Status der Rechnung oder Gutschrift auf bezahlt. Sie müssen ein Bezahldatum und den Betrag eingeben. Nur durch Eingabe des vollständigen Betrags, gilt die Rechnung als bezahlt. Wird zu wenig gezahlt, Unterzahlung, erhalten Sie eine Meldung und die Rechnung bleibt offen. Überzahlung, wird zu viel gezahlt, dann ist dies eine Überzahlung. Die Rechnung/Gutschrift wird als bezahlt markiert. Bei Rechnungen sollte eine Gutschrift, mit Verweis auf Rechnung <rechnungsnummer> vom <datum> im Feld BT-25/BT-26, über den Überzahlbetrag erstellt werden.
Rückerstattung / Gutschrift	Eine bezahlte Rechnung kann durch eine Gutschrift rückerstattet und damit storniert werden. Im BT-25/BT-26 wird die Rechnungsnummer und Rechnungsdatum automatisch übernommen.
Dokument stornieren/auf Entwurf zurücksetzen	Gutschriften können storniert bzw. auf Entwurf zurückgesetzt werden. Es sollten nur Gutschriften storniert werden, wenn diese noch nicht an dem Empfänger versendet oder gar ausgezahlt wurden.
Mahnstufe erhöhen	Erhöht die Mahnstufe für eine offenen Rechnung. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn das Fälligkeitsdatum der Rechnung, und bei einer späteren Mahnstufe, das Datum in der Spalte "Letzte Fälligkeit" überschritten wurde. Sie selbst wählen die Mahnstufe und können danach sofort eine Mahnung per E-Mail mit der Rechnung im Anhang versenden. Möchten Sie die Mahnstufe nicht erhöhen, damit dem Kunden mehr Zeit geben, dann können Sie diese auch belassen und trotzdem eine E-Mail mit der Mahnung in der aktuellen Mahnstufe versenden lassen.

Dokument...

Es wird ein Menü dargestellt, die Eintrage des Menüs varieren je nach Dokumentart und Status des Dokuments.

Als HTML-Datei anzeigen	Stellt das Dokument im HTML-Format dar. Sie können dieses anschauen und drucken.
Als PDF-Datei speichern	Erstellt die PDF-Datei und speichert das Dokument als einfache PDF-Datei.
Als PDF-Datei speichern (ZUGFeRD/E-Rechnung EN16931)	Erstellt die PDF-Datei und XML-Daten im ZUGFeRD EN16931 Format und speichert das Dokument als PDF/A-Datei mit eingebetteten XML-Daten.
Nur XML-Daten speichern (ZUGFeRD/E-Rechnung EN16931)	Erstellt die XML-Daten im Format ZUGFeRD/E-Rechnung EN16931, falls diese nicht bereits archivert vorliegen, und speichert diese als XML-Datei.
Als PDF-Datei speichern (XRechnung 3.0)	Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn im Kundendatensatz Feld "Leitweg-Id oder Käuferreferenz (BT-10)" ein Wert angegeben wurde. Normalerweise wird XRechnung nur von öffentlichen Behörden verwendet. Erstellt die PDF-Datei und XML-Daten im XRechnung 3.0 Format und speichert das Dokument als PDF/A-Datei mit eingebetteten XML-Daten.
Nur XML-Datei speichern (XRechnung 3.0)	Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn im Kundendatensatz Feld "Leitweg-Id oder Käuferreferenz (BT-10)" ein Wert angegeben wurde. Normalerweise wird XRechnung nur von öffentlichen Behörden verwendet. Erstellt die XML-Daten im Format XRechnung 3.0, falls diese nicht bereits archivert vorliegen, und speichert diese als XML-Datei.
Lieferschein als HTML anzeigen	Erstellt einen Lieferschein, Rechnung ohne Beträge, und stellt diesen als HTML-Version dar.
Lieferschein als PDF-Datei	Erstellt einen Lieferschein als PDF-Datei.

E-Mail...

Rechnungen und Gutschriften, die sich nicht im Entwurfmodus befinden, können direkt an den Kunden per E-Mail gesendet werden. Angebote können immer per E-Mail versendet werden.

Absender-/Empfänger-E-Mail-Adresse

Unter Menü Firma - E-Mail-Versand legen Sie die Absender-E-Mail-Adresse und die Versandvariante fest. Die Empfänger-E-Mail-Adresse wird aus dem, im Dokument gespeicherten, Kundendatensatz übernommen.

Anhänge der E-Mail

Es können verschiedene Typen Anhänge per E-Mail gesendet werden, Sie entscheiden selbst, welche Anhänge Sie versenden. Der Anhang vom Typ "Reine PDF-Datei" ist dabei keine gültige E-Rechnung.

Inhalt der E-Mail

Es sind Texte für viele E-Mails bereits vorgegeben, Sie können den Text beliebig an Ihre Bedürfnisse anpassen und Platzhalter einfügen. Setzen Sie das Häkchen zur Speicherung als Vorlage, Ihr geänderter Text wird in Zukunft für den jeweiligen Dokumenttyp und Dokumentstatus verwendet.
Hinweis: Die Vorlage wird nur verwendet, wenn es sich um genau diesen Dokumenttyp, z.B. Rechnung, und dem Dokumentenstatus, z.B. offen, handelt. Für andere Dokumenttypen oder Dokumentstatus gibt es andere Vorlagetexte bzw. diese müssen Sie zuerst anlegen.

Exportieren

Exportiert die angezeigte Liste komplett als CSV-Datei, Textcodierung UTF-8, ebenfalls enthalten sind die archiverten XML-Daten der E-Rechnung, falls eine E-Rechnung jemals erstellt wurde.

Letztes Update des Artikels: Sat, 18 Jan 2025 10:42:25 +0100

Anleitung zuletzt geupdated: Sat, 18 Jan 2025 10:44:27 +0100

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