E-Rechnung Software SuperInvoice

Ab dem Jahr 2025 muss jedes Unternehmen, auch Kleinunternehmer, ein elektronisches Postfach für den Empfang von E-Rechnungen bereitstellen, dafür reicht ein normales E-Mail-Postfach für E-Mails vollkommen aus. Sie können mit einem normalen E-Mail-Programm die E-Mails abrufen und die PDF-Dateien (PDF-/A-Format) direkt lesen und drucken. Für XML-Dateien als E-Mail-Anhang benötigen Sie ein Visualisierungstool, in SuperInvoice finden Sie dieses unter Menü Tools.

Ein E-Rechnungs-Postfach können Sie mit der Software LANMailServer realisieren, die Software kann E-Mails mit E-Rechnungen von anderen E-Mails, auch Spam-E-Mails, aussortieren.

Eine elektronische Rechnung...

ist ein vorgegebenes strukturiertes elektronisches Daten-Format der europäischen Normenreihe EN 16931. Es ermöglicht die automatisierte elektronische Datenverarbeitung ohne Eingriff durch einen Anwender. Die Formate, u.a. PDF, JPEG, TIF..., dienen der bildhaften Darstellung einer Rechnung, sind jedoch für eine elektronische Weiterverarbeitung völlig ungeeignet.
Das strukturierte elektronische Daten-Format muss verbindlich der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und  entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Diese Formatanforderungen werden vom ZUGFeRD- und  XRechnung-Format erfüllt.  Das hybride ZUGFeRD-Format besteht aus einer lesbaren PDF-Datei und als Anhang eingebettet eine XML-Datei (PDF/A-Standard).  Das Format X-Rechnung wird vor allem von öffentlichen Auftraggebern gefordert, die Angabe der Leitweg-Id ist dabei verpflichtend, diese erhalten Sie vom öffentlichen Auftraggeber.

Verpflichtung zur Erstellung von elektronischen Rechnungen

Nur steuerbare Lieferungen und Leistungen zwischen innländischen Unternehmern (B2B) müssen verpflichtend eine elektronische Rechnung ausgestellt werden. Für Umsätze mit Endverbrauchern (B2C) oder grenzüberschreitende B2B-Umsätze gibt es keine E-Rechnungs-Pflicht.

Kleinunternehmer...

die Umsätze sind nach den neuen Regelungen des Jahressteuergesetzes 2024 umsatzsteuerbefreit (ohne Vorsteuerabzugsfähigkeit), damit müssen keine elektronischen Rechnungen ausgestellt werden. Es können weiterhin Rechnungen im Papierformat oder als PDF-Datei versendet werden.
Es besteht für den Kleinunternehmer aber weiterhin die Empfangspflicht für elektronische Rechnungen.

Kleine und mittlere Unternehmen (KMUs)...

ab 01. Januar 2025 ist die E-Rechnung für alle steuerbaren und steuerpflichtigen inländischen B2B-Umsätze verpflichtend, es müssen E-Rechnungen empfangen und versendet werden.

Bis Ende 2026...

dürfen für inländische B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Rechnungen, z.B. PDF-Dateien, versendet werden. Dies muss jedoch vorab mit dem Rechnungsempfänger vereinbart werden.  

Ab 2028...

müssen alle Anforderungen an die E-Rechnung (konform zu EN 16931) von allen Unternehmen im inländischen B2B-Handel eingehalten werden, es sind nur noch E-Rechnungen erlaubt. Für Rechnungen an Endverbraucher (B2C) müssen weiterhin Papierrechnungen/PDF-Rechnungen verwendet werden, da dieser im Normalfall die XML-Daten nicht lesen/visualisieren können.

Ausnahmen von E-Rechnungspflicht

Kleinstbetragsrechnungen unter 250 EUR und Fahrscheine können weiterhin im Papierformat oder als PDF-Datei übermittelt werden.

Die Hinweise auf dieser Seite erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, es kann keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit übernommen werden. Kontaktieren Sie Ihren Steuerberater, Rechtsanwalt oder Unternehmensberater, um eine ausführliche und rechtssichere Beratung zu erhalten.