E-Rechnung Software SuperInvoice

SuperInvoice mehrere Mandanten

Klicken Sie auf  um das SuperInvoice-Menü aufzurufen. Über das Menü können Sie eine neue Datenbank erstellen oder andere Datenbanken öffnen. Jede Datenbank ist ein getrennter Mandant mit getrennten Einstellungen. Es ist damit möglich eine Datenbank für die eigene Firma und eine weitere für eine Verein anzulegen.

Hinweis: Fertigen Sie regelmäßig Backups der Datenbank(en) auf externen Datenträger durch, in der Datenbank sind alle Kunden, Artikel, Rechnungen, Gutschriften und Angebote dauerhaft gespeichert und damit archiviert. Lassen Sie SuperInvoice niemals direkt Datenbanken auf Cloud-Laufwerken oder Wechseldatenträgern speichern, dies kann zu einem dauerhaften Datenverlust oder komplette Zerstörung der Datenbank führen.

"Meine Firma"

Nach dem ersten Start der E-Rechnungssoftware sollten Sie zuerst alle Angaben unter "Meine Firma", Firma, Ansprechpartner und Bankverbindung korrekt ausfüllen. Die Angabe zum Steuerbevollmächtigten sollten Sie nur ausfüllen, falls das ein Kunde erfordert.

Für den Versand der Dokumente per E-Mail muss die Absender-E-Mail-Adresse und die Versandvariante gewählt werden. Beim Versand über Outlook wird nur die Outlook Desktop Anwendung unterstützt, nicht die neue Outlook-Variante Outlook (new).

Hinweis: SuperInvoice kann nur steuerlich korrekte Rechnungen erstellen, wenn Sie alle Angaben korrekt ausgefüllt haben.

Kunden anlegen

Sie können manuell die Kunden anlegen oder aus einer CSV-Datei importieren lassen, klicken Sie dazu links auf "Kunden". Die Angaben zum Kunden muss alle steuerliche relevanten Daten enthalten. Während er Erstellung einer Rechnung können Sie ebenfalls bei Bedarf den Kunden neu anlegen, dies muss nicht vorab geschehen.

Kunden im Rechnungsprogramm erstellen oder importieren

Artikel anlegen

Artikel können manuell vorab angelegt oder aus CSV-Datei importiert werden, klicken Sie dazu links auf "Artikel".

Hinweis: Alle Artikelpreise müssen als Nettopreise angelegt werden, wählen Sie dazu den Umsatzsteuersatz.

Bei Erstellung der Rechnung können Sie neue Artikel ebenfalls direkt anlegen.

Artikel und Produkte in der Rechnungssoftware für E-Rechnungen anlegen, ändern und löschen

Erste Rechnung anlegen

• Klicken Sie links auf "Neu".
• Wählen Sie als Dokumenttyp "Rechnung".
• Wählen Sie das Ausstellungsdatum, das heutige Datum ist vorgewählt.
• Die Währung EURO wird vorgegebenen, Sie können ebenfalls eine andere Währung wählen.
• Geben Sie mindestens 3 Zeichen zur Suche des Kunden ein, existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf "Neuer Kunde" und legen Sie den Kunden mit allen relevanten Daten an.
• Klicken Sie auf "Übernehmen", um für den gewählten Kunden die Rechnung zu erstellen.

Die Rechnung wird im Entwurfs-Modus gespeichert, dass heißt Sie können diese verändern und löschen.

Prüfen Sie das Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum, füllen Sie Angaben zur Bestellnummer oder Auftragsnummer aus, falls dies relevant ist.

Die Angabe des Lieferdatums oder Lieferzeitraums ist in Deutschland eine Pflichtangabe, diese muss immer korrekt angegeben werden.

Fügen Sie Rechnungspositionen hinzu. Im Feld Bezeichnung geben Sie mindestens 3 Zeichen für den Artkelnamen ein, um diesen zu suchen und auszuwählen. Existiert der Artikel nicht, dann können Sie diesen sofort anlegen und anschließend, als neue Rechnungsposition direkt übernehmen.

Klicken Sie oben/unten auf der Seite auf "Speichern", um die Rechnung als Entwurf zu speichern.

Klicken Sie oben/unten auf der Seite auf 'Als "offen" buchen', die Rechnung gilt damit als fertig buchbar und kann nicht mehr verändert oder gelöscht werden.

Neue Rechnung, Gutschrift oder Angebot erstellen

Liste der Dokumente

Sie finden alle Dokumente (Rechnung, Gutschriften und Angebote) unter dem Punkt "Liste".

Wählen Sie ein Dokument klicken Sie über der Liste auf "Dokument", um das fertige Dokument als HTML-Vorschau oder PDF-Datei anzuschauen.
Wurde die Rechnung oder Gutschrift als offen gebucht, dann finden Sie unter Dokument ebenfalls die Möglichkeit das Dokument als E-Rechnung/E-Gutschrift im ZUGFeRD- und XRechnungs-Format als reine XML-Datei oder als PDF-Datei mit XML-Datei im Anhang speichern zu lassen.
Als offenen gebuchte Rechnungen und Gutschriften können Sie direkt an den Kunden per E-Mail versenden, klicken Sie dazu auf "E-Mail", um eine personalisierte E-Mail mit der Rechnung im reinen PDF-Format, im E-Rechnungs-Format (ZUGFeRD oder XRechnung) PDF mit XML im Anhang oder die reine XML-Datei zu versenden. 

Listung der Rechnungen, Gutschriften und Angebote, bezahlen und stornieren von Dokumenten

Selbst erstellte oder eingehende E-Rechnung visualisieren

Klicken Sie links unten auf "Tools" und wählen Sie "E-Rechnung (PDF/XML) visualisieren", im sich öffnenden Datei-Öffnen-Dialog wählen Sie die XML-Datei oder PDF-Datei mit XML-Datei im Anhang, um diese als lesbare Rechnung darstellen zu lassen.

Selbst erstellte oder eingehende E-Rechnung validieren

Klicken Sie links unten auf "Tools" und wählen Sie "KoSIT Validator, E-Rechnung (PDF/XML) validieren", im sich öffnenden Datei-Öffnen-Dialog wählen Sie die XML-Datei oder PDF-Datei mit XML-Datei im Anhang, um diese validieren zu lassen.
Hinweis: Zur Validierung ist JAVA notwendig, es wird eine Fehlermeldung und die Aufforderung zur Installation von JAVA angezeigt, falls JAVA nicht installiert ist.